Huit meilleures pratiques en matière de responsabilité de gestion qui demeurent judicieuses sur le plan commercial

Il a été recommandé de compléter les programmes de renouvellement, souscrire à une couverture et finaliser les documents officiels afin de compenser les délais de traitement plus lents; cette recommandation devrait être suivie dans toutes les situations et conditions du marché. N’attendez jamais à la dernière minute, car le volume de transactions et de demandes de renseignements envoyé aux assureurs demeure élevé.

Continuez de collaborer avec votre courtier afin de définir l’approche la plus efficace pour présenter à votre assureur vos principaux facteurs de risque et les mesures d’atténuation, et pour donner une image solide de votre programme et de votre organisation afin de positionner votre entreprise pour obtenir les conditions les plus favorables possible.

Les engagements verbaux et officieux non documentés de la part des assureurs peuvent créer de l’incertitude, de la confusion et de l’ambiguïté. Comme toujours, la documentation écrite concernant tous les aspects de la couverture d’assurance, par devis officiel, note de couverture et police, est indispensable.

En raison de la fermeté persistante de la conjoncture commerciale, de nombreux programmes seront commercialisés et les assurés envisageront de changer d’assureur. Toutefois, il convient d’accorder une attention particulière à la continuité de la couverture et à la relation avec un assureur, si possible. En matière de responsabilité des dirigeants, les actes fautifs présumés couvrent plusieurs périodes d’assurance, créant une incertitude quant à la période d’assurance appropriée pour la couverture, soulignant l’avantage de maintenir la continuité avec un assureur historique.

La possibilité de retards dans le paiement de primes était prévue pendant la pandémie de COVID-19 et ces retards pourraient toujours survenir dans le cas de l’assuré, de l’assureur ou des systèmes bancaires/de traitement. Il est toujours préférable de verser le paiement de la prime le plus tôt possible afin que l’assureur ait le temps de la recevoir et d’éviter l’annulation de la police en raison du non-paiement de la prime.

Il a toujours été fortement recommandé d’aborder les conditions avant la souscription et il est toujours essentiel de satisfaire aux conditions mentionnées dans les devis le plus tôt possible, de préférence avant d’accepter la couverture. Ne pas préciser la nature et l’étendue de la garantie en cours crée le risque de lacunes importantes dans la couverture, car les notes de couverture expirent souvent si elles ne sont pas traitées dans un délai relativement court (c'est-à-dire 14 jours) après leur création.

Les polices d’assurance responsabilité civile des entreprises sont souvent des polices basées sur la déclaration des sinistres (États-Unis), ce qui fait que le signalement en temps utile des sinistres est primordial. Une bonne pratique commerciale consiste à sonder en interne les demandes d’indemnisation potentielles à noter pour toutes les polices de responsabilité civile fondées sur des réclamations déclarées. Les principales parties prenantes internes doivent être conscientes des exigences en matière de rapports et de ce qui constitue une demande d’indemnisation, et les gestionnaires du risque et les conseillers juridiques doivent veiller à ce que ces questions soient signalées en temps utile.

Les faits peuvent atteindre un seuil qui ne constitue pas un sinistre comme défini dans la police, mais qui peuvent pourtant donner lieu à un sinistre et les assurés peuvent vouloir évaluer si un avis de circonstance est approprié, en particulier lorsqu’il s’agit d’une police basée sur la date d’expiration des demandes. La soumission d’un avis de circonstance peut préserver la couverture du programme existant pour la circonstance soumise. Toutefois, il n’y a aucune garantie de couverture future, car chaque situation dépend fortement des faits spécifiques en cause et un avis de circonstance peut présenter des aspects négatifs.