C’est la saison des ouragans; préparez-vous et renforcez la résilience des entreprises dès maintenant

L’année 2020 nous a permis de tirer de nombreux enseignements, qu’il s’agisse de faire l’expérience des complications engendrées par une pandémie ou des menaces accrues de cyberattaques. Toutefois, la saison des ouragans 2020 dans l’Atlantique (en anglais), qui a été sans relâche et qui a battu des records, a mis à l’épreuve de nombreuses entreprises qui se sont efforcées de faire preuve de résilience dans leurs activités quotidiennes.

Si l’année 2020 est heureusement derrière nous, la National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA) prévoit une autre saison d’ouragans supérieure à la normale en 2021 (en anglais), sans toutefois atteindre le niveau de 2020.

Si vous ou des fournisseurs essentiels vous trouvez dans une région sujette aux ouragans, prenez le contrôle de vos risques en vous assurant que les tempêtes de vent sont incluses dans votre plan de continuité des activités. La planification et les préparatifs avancés aideront à atténuer les répercussions d’une tempête et à assurer la continuité de vos processus opérationnels essentiels. La souplesse et des communications claires et fréquentes seront essentielles pour réagir efficacement aux événements lorsqu’ils se produisent. Pensez d’intégrer les étapes suivantes lors de l’élaboration et de la révision de votre plan d’intervention :

Définir les principales parties prenantes. Lors de l’élaboration d’un plan pour la saison des ouragans, un élément essentiel d’un plan d’intervention proactif consiste à définir le personnel clé et les conseillers et ressources externes, comme votre courtier, votre expert en sinistres, les services juridiques, comptables et financiers ainsi que les entrepreneurs en restauration (avec leurs coordonnées), au cas où un événement causerait des dommages ou rendrait les sites temporairement inopérants.

Désigner un responsable de l’intervention. Il est également important de désigner un responsable interne, comme le chef des finances ou le gestionnaire des risques, ainsi qu’un remplaçant pour coordonner les équipes d’intervention et de gestion des sinistres afin de veiller à ce que tous les éléments du plan soient mis en œuvre en temps opportun. La création d’un diagramme ou d’un manuel indiquant les éléments de la réponse et de la gestion des sinistres contribuera à rendre l’ensemble du processus plus efficace. De plus, simuler le plan à l’aide de divers scénarios d’événement aidera à régler tout problème. Pensez à mettre en place des arbres téléphoniques au sein de l’organisation, pour vous assurer de joindre efficacement tous les membres de votre équipe pendant et après un événement. Il est également fortement recommandé d’inclure ces éléments ou d’y faire référence dans les plans de continuité des activités.

Comprendre les risques d’interruption de vos activités. Le plan doit également comprendre une évaluation complète de toutes les usines et de tous les emplacements de votre organisation situés dans des régions touchées par les ouragans afin de bien comprendre les conséquences d’une interruption des activités et la valeur des actifs, ainsi que leur exposition générale aux ouragans et autres tempêtes importantes. Un certain nombre d’applications fournissent des plans de continuité des activités sur les appareils mobiles afin que tous les membres de l’équipe aient les détails à portée de main.

Prendre en compte le vent, les inondations, les pannes de courant et la perte de moyens de communication. L’une des leçons que nous avons tirées des grandes tempêtes est que la planification doit prendre en compte non seulement les pertes liées au vent, mais aussi les ondes de tempête, les inondations, les pannes de courant prolongées, l’interruption des services téléphoniques fixes et mobiles et de l’accès à Internet, ainsi que l’inaccessibilité des sites.

Avant que la tempête ne frappe

Planification

• Communiquez avec le bureau local de gestion des urgences pour connaître les plans d’évacuation de la collectivité.
• Acheter une radiométéo de la NOAA dotée d’un signal d’alarme et d’une batterie de secours. Soyez à l’affût des veilles et des avertissements d’ouragans.
• Collaborez avec votre conseiller en contrôle des risques liés aux biens pour connaître chacune des mesures que vous devez prendre pour réduire les répercussions d’une tempête.

Prenez soin de vos employés

• Mettre en place des procédures de fermeture des installations. Prévoyez d’aider les employés qui ont besoin de transport.
• Assurez-vous que les arbres téléphoniques du personnel sont à jour et fonctionnels.
• Prenez des dispositions pour communiquer avec les employés avant et après un ouragan.
• Diffuser les listes de personnes à joindre en cas d’urgence et les procédures à suivre.
• Informez les employés du plan de mesures d’urgence de votre organisation.
• Veillez à ce que tous les employés qui restent sur place aient accès à des fournitures d’urgence (eau potable, nourriture non périssable, trousses de premiers soins et appareils de communication).
• Collaborez avec votre organisation pour faire venir des employés d’autres sites afin de permettre à vos employés des régions touchées de se concentrer sur leur foyer et leur famille.

Protégez vos installations

• Planifier la protection ou la sécurisation de l’équipement et des stocks extérieurs.
• Protégez les fenêtres au moyen de volets permanents. Couvrez les fenêtres de contreplaqué marin est une option pour réduire les risques de bris.
• Prévoyez de détourner l’eau des trous dans les fondations, des entrées de porte, des seuils et autres ouvertures.
• Vérifiez les toits, les systèmes de CVC, les ascenseurs, les quais, etc., pour voir s’ils ne sont pas exposés.
• Si votre établissement contient des biens périssables, prévoyez de les protéger (génératrices de secours pour les réfrigérateurs et congélateurs) ou de les transporter dans un autre établissement.
• Si nécessaire, déplacez l’équipement sensible des étages inférieurs ou au niveau du sol vers les étages supérieurs.

Continuité des activités

• Examiner les plans d’urgence pour soutenir la poursuite des activités (notamment la production, l’expédition et la réception, l’administration, les finances, le traitement des données, les communications internes et externes, la sécurité, le transport, les pompes portatives, les génératrices, les batteries et les appareils à piles).
• Préparez-vous à déménager les dossiers, le matériel informatique et tout autre équipement ou article sensible à un autre emplacement.
• Créez des copies de sauvegarde électroniques et redondantes des documents papier.
• Préparez des plans de sensibilisation et d’urgence à l’intention des clients et fournisseurs.

À l’approche de la tempête

Surveiller les émissions du service météorologique national. Si une veille d’ouragan est émise, réunissez votre équipe d’intervention d’urgence pour passer en revue les disponibilités du personnel et votre plan d’action. Si un avertissement d’ouragan est déclaré, activez votre plan de mesures d’urgence et prenez les précautions qui suivent dès que possible. Il peut s’écouler beaucoup de temps avant que vous obteniez le matériel dont vous avez besoin pour protéger les installations.

Prenez soin de vos employés

• Faites des réserves adéquates de provisions (c.-à-d. 72 heures de nourriture, d’eau, de matériel de premiers soins, d’éclairage et de communication, etc.) pour les employés qui restent sur les lieux.
• Les employés qui restent sur les lieux doivent pouvoir se protéger contre les inondations et les effondrements structurels.
• Réunissez des fournitures (bois d’œuvre, clous, bâches, outils électriques et manuels, papier à toiture, ruban adhésif, etc.).
• Isolez les services publics de gaz, d’électricité et autres. Arrêtez les activités et l’équipement qui dépendent des services publics extérieurs. Maintenez les systèmes de protection contre les incendies en service, si possible.

Protégez vos installations

• Assurez-vous d’avoir les coordonnées (de préférence sur votre téléphone mobile) des ingénieurs et conseillers en réhabilitation et en intervention. Si l’établissement subit des dommages, votre conseiller en gestion des sinistres et votre fournisseur en réhabilitation doivent arriver sur les lieux le plus rapidement possible pour commencer le nettoyage ainsi que l’identification et le règlement du sinistre en votre nom avec des experts en sinistres.
• Inspectez les recouvrements de bordure de toit, les solins, les gouttières et les drains. Fixez ou lestez les revêtements de toiture non collés.
• Inspectez les panneaux muraux, les loquets et les ferrures des portes et des fenêtres. Inspectez les enseignes extérieures, les supports, les haubans et les dispositifs d’ancrage.
• Protégez les fenêtres extérieures des débris projetés en y collant du ruban adhésif ou en les recouvrant de panneaux de contreplaqué marin ou de volets (surtout du côté du vent).
• Ancrez ou déplacez les structures et l’équipement de la cour (remorques, grues, stockage en vrac, matériaux à profil élevé, supports d’entreposage, etc.) qui peuvent être vulnérables aux vents violents.
• Déplacer les barils de produits chimiques dangereux dans un endroit protégé, en particulier ceux qui peuvent réagir avec l’eau. Séparez les produits chimiques incompatibles.

Continuité des activités

• Mettez à jour ou sauvegardez les dossiers critiques (financiers, stocks, ordinateurs, etc.) et déplacez-les hors de la trajectoire de la tempête.
• Préparez-vous aux perturbations des télécommunications, y compris la messagerie électronique et l’accès à Internet. Réservez un système de radio d’usine ou de service radio général (CB).
• Préparez-vous aux perturbations du service d’électricité ou d’autres services publics. Remplissez les réservoirs de carburant de la génératrice de secours alimentée au diesel et de la pompe à incendie. Assurez-vous d’avoir des bidons d’essence pleins en surplus.
• Informez les clients et les fournisseurs d’une éventuelle perturbation des activités.
• Demandez aux fournisseurs quels sont leurs plans pour remédier à toute perte de distribution ou de service afin de prévenir (ou d’atténuer) les bris dans la chaîne d’approvisionnement.

Après le passage de la tempête

Rétablissement

• Établissez un périmètre de sécurité autour des zones où les lignes de transport d’électricité sont coupées afin de prévenir les blessures. Coordonnez les réparations avec la compagnie d’électricité locale. Accordez la priorité au rétablissement du courant pour les emplacements et les activités essentiels.
• Vérifiez qu’il n’y a pas de fuites de gaz naturel, de propane ou d’essence provenant des réservoirs ou des véhicules.
• Repérez et neutralisez les sources d’inflammation potentielles en cas de présence de liquides inflammables ou de gaz combustibles.
• Collaborez avec les équipes de sauvetage pour donner la priorité aux éléments qui nécessitent une attention immédiate par rapport à ceux qui sont moins susceptibles d’être endommagés s’ils sont laissés en attente pendant un jour ou deux. Enlevez rapidement l’eau stagnante et les débris, nettoyez et séchez l’équipement essentiel et déshumidifiez les zones humides.
• Vérifiez et réapprovisionnez les fournitures de protection contre les ouragans.
• Isolez les zones endommagées et évaluez, priorisez et accélérez les réparations structurelles nécessaires afin de réduire au minimum l’exposition à l’interruption des activités. Fournissez des protections temporaires pour les fenêtres, les ouvertures des murs et les toits qui ont été endommagés. Désignez des zones de dépôt loin des bâtiments ou des structures importants pour y accumuler les débris combustibles.
• Remettez en service les systèmes de protection contre les incendies (approvisionnement en eau, systèmes d’extinction d’incendie, systèmes d’alarme et de détection, etc.) le plus rapidement possible.
• Suspendez les activités de découpage, de soudage et autres travaux à chaud jusqu’à ce que les systèmes de protection contre les incendies soient remis en service.

En cas de sinistre, n’oubliez pas de tout documenter

• Photographiez tous les dommages et les zones où votre site est touché.
• Élaborez un échéancier relatif aux sinistres comportant des étapes pour votre équipe et l’équipe de règlement de l’assurance afin de gérer les attentes des deux côtés d’une réclamation.
• Saisissez toutes les factures, tous les contrats, etc., concernant les travaux liés aux sinistres, y compris les descriptions détaillées des travaux de réparation et remplacement temporaires et/ou permanents à effectuer.
• Assurez-vous que tous les coûts engagés liés à un sinistre sont classés en temps réel selon votre catégorie de protections et la zone ou composante du sinistre, comme l’emplacement, l’équipement individuel, les structures et le contenu.
• Faites le suivi – avec des descriptions détaillées décrivant les activités liées au sinistre – de tous les coûts internes, comme le temps et les coûts associés à la main-d’œuvre horaire [avec les avantages sociaux] par personne, le temps et les coûts associés à la main-d’œuvre salariée par personne, les pièces et matériaux consommés en interne, les dépenses engagées, les feuilles de temps, les rapports de dépenses, etc.