Atténuation de vos risques émergents grâce à un schéma de continuité
Le schéma de continuité est la pierre angulaire de la gestion de la continuité des activités (GCA). Il offre aux entreprises une approche efficace et éprouvée pour faire face aux interruptions des activités. Il commence par une analyse coûts-avantages qui implique l’équipe dirigeante sans s’immiscer dans l’exploitation quotidienne.
L’objectif du schéma de continuité est de constituer une entreprise résistante aux catastrophes. Le schéma est conforme aux normes réglementaires et d’audit interne et suit les pratiques exemplaires du secteur. Ce schéma exhaustif comprend les éléments suivants :
- Gestion des programmes;
- Analyse de l’incidence sur les activités;
- Évaluation, maîtrise et résolution des risques;
- Stratégies de gestion de la continuité des activités;
- Audit, sensibilisation et formation, simulations et tenue à jour des plans.
Le schéma de continuité vise à réduire considérablement le temps nécessaire au personnel pour élaborer et maintenir les plans d’intervention et de reprise par rapport aux approches traditionnelles.
Le schéma de continuité réduit le temps de déploiement et d’activation par rapport à d’autres approches de planification. Le schéma permet à ses utilisateurs de mettre en œuvre des procédures d’intervention et de reprise, par service ou unité d’exploitation, selon des échéances prédéterminées.
Le processus de création d’un schéma de continuité déterminera et incorporera les fonctions critiques pour la reprise. Il fournira des stratégies de réponse et de reprise permettant de réduire l’interruption des activités. Il s’agit d’une approche flexible qui intègre tous les efforts existants ou antérieurs, tels que la planification de la gestion des urgences, la collecte de données sur la continuité des activités ou les procédures informatiques.
Conçu pour les entreprises qui fonctionnent dans un environnement en équipes, le schéma de continuité est à la fois rapide et économique. Cette méthodologie produit des plans qui sont concis, substantiels et durables. Le schéma devient le plan de la direction pour les mesures critiques et les responsabilités nécessaires pour répondre aux incidents, restaurer les fonctions essentielles de l’entreprise et permettre une communication efficace sur la reprise.
Les huit étapes pour créer et maintenir un schéma de continuité
Pour tirer un rendement optimal du capital investi pour la gestion de la continuité des activités, les entreprises doivent l’aborder comme un processus d’amélioration continue. Voici les huit étapes permettant de développer une approche holistique qui s’adapte à l’évolution des risques d’une entreprise :
Évaluation de la GCA et de la tolérance aux répercussions
Votre entreprise comprend-elle les risques? Connaît-elle les risques dont elle est prête à accepter les répercussions? Et les risques qu’elle devrait transférer? Une évaluation de la GCA et de la tolérance aux répercussions répondront à ces questions d’un point de vue financier, opérationnel, humain, de marque et de crise. Le but est d’avoir une méthodologie uniforme afin de catégoriser et de quantifier les risques.
Charte et gouvernance de la GCA
Une entreprise doit élaborer le plan de continuité des activités, le schéma de continuité et la structure de gouvernance qui sont directement liés à ses objectifs commerciaux. Une entreprise doit décider qui supervise le processus de GCA et quelles ressources et personnes y sont affectées. La bonne gouvernance se résume aux politiques, protocoles et procédures, ainsi qu’à la compréhension par l’équipe dirigeante de ses rôles, responsabilités et budgets.
Intervention d’urgence et gestion de crise
Cette étape est de nature hautement tactique. Elle clarifie la façon dont une entreprise devra répondre à un tremblement de terre par opposition à un incendie ou encore à une cyberattaque. Il est essentiel de creuser les processus de réflexion de l’équipe de direction et les mesures de rendement de chaque scénario.
Analyse des répercussions sur les activités
Il est essentiel à la mission d’une entreprise qu’au moment où un événement survient, elle connaisse les ressources dont elle aura besoin pour répondre à la crise et sache pendant combien de temps l’urgence aura des répercussions négatives sur son exploitation commerciale, qu’il s’agisse de secondes, de minutes, d’heures, de jours ou de semaines.
Sélection de stratégie
La stratégie de GCA doit mettre en place des plans de haut niveau sur la manière dont l’entreprise se remettra de ses risques critiques et définir la gamme de tactiques de résistance qu’elle devra déployer selon la situation.
Plans des unités fonctionnelles
Les gestionnaires de risques doivent apporter la GCA au niveau des unités fonctionnelles afin d’être prêts à faire face aux impondérables. Les plans doivent comprendre des réponses précises et des tactiques de reprise pour chaque unité fonctionnelle.
Sensibilisation et simulation
Le plan le mieux conçu restera inefficace si le personnel de l’entreprise ne le connaît pas. Une sensibilisation de l’ensemble de l’entreprise aux stratégies d’atténuation des risques permettra de sauver des vies et des ressources en cas de catastrophe. Des simulations et des formations bien conçues permettront de maintenir les compétences des employés à un niveau élevé et contribueront à une culture de résilience des activités.
Feuille de route et maintenance
C’est la fin du parcours et le début d’un nouveau processus. Les gestionnaires de risques qui veulent pousser leur entreprise à améliorer la maturité de leur GCA devront se concentrer sur la croissance du programme à long terme. Les entreprises qui ne franchissent pas cette étape et qui ne renouvellent pas leur cycle perdent énormément de valeur. La GCA consiste à tirer les leçons du passé pour éviter qu’une entreprise ne commette à nouveau les mêmes erreurs des années plus tard.
Gestion de la continuité des activités et rendement du capital investi
L’examen méticuleux et la documentation minutieuse des menaces à la continuité des activités peuvent aider une entreprise par-delà la gestion des risques. La gestion de la continuité des activités permet aux clients d’avoir la certitude que leurs fournisseurs peuvent résister à des situations instables.
Le rendement du capital investi pour la gestion de la continuité des activités peut se répercuter sur une entreprise si cette gestion est ancrée dans sa culture et devient un catalyseur de la résilience. Un processus complet de GCA peut dissiper l’incertitude opérationnelle et faire en sorte que les gestionnaires de risques se concentrent sur ce qui compte vraiment.
De nouveaux risques se profilent toujours à l’horizon. La gestion de la continuité des activités peut donner aux entreprises le cadre nécessaire pour affronter l’avenir selon leurs propres conditions. Le processus peut produire un rendement du capital investi significatif et la tranquillité d’esprit générée peut être inestimable. Une étroite collaboration avec votre courtier vous permettra d’établir une stratégie de gestion de la continuité des activités qui sous-tend ses objectifs commerciaux généraux. Renforcer la résilience en vaut la peine.