Renforcez votre programme de retour au travail en quatre étapes
De nombreuses entreprises réexaminent leurs stratégies de retour au travail (RAT) afin de mieux répondre aux besoins de leurs employés, de respecter les exigences réglementaires, comme celles de l’Americans with Disabilities Act (ADA), et de faire progresser leurs pratiques environnementales, sociales et de gouvernance (ESG). Alors qu’ils élaborent leurs programmes, les employeurs doivent composer avec des obligations qui se chevauchent en matière de gestion des absences et de conformité, et, même si plusieurs d’entre eux ont des processus en place, ils n’ont toujours pas créé de modèle de meilleures pratiques.
Les quatre mesures suivantes peuvent aider les entreprises à renforcer leurs programmes et à obtenir des résultats concrets :
Les entreprises qui adoptent ces stratégies pour les programmes de RAT ont tendance à être plus axées sur l’action, la conformité et la coordination, ce qui, en fin de compte, profite autant aux employés qu’aux employeurs.
1. Créer un cadre
Plusieurs employeurs ont mis en place des politiques, mais pas de pratiques exemplaires. Trop souvent, les entreprises s’appuient sur des manuels traditionnels désuets plutôt que sur un cadre d’action plus pratique et axé sur les résultats. En simplifiant les processus et en mettant l’accent sur les pratiques exemplaires dans tout le continuum de la gestion des absences, il est possible de réduire le fardeau administratif lié aux programmes de RAT pour en faire plutôt une pratique cohérente et conforme à l’échelle de l’organisation.
Le cadre doit convenir à la culture de l’entreprise et être conçu en fonction de ses objectifs généraux – il n’existe pas d’approche universelle. Il faut d’abord définir les rôles et les responsabilités. Les employeurs doivent désigner l’équipe intégrée, ainsi que les liens à établir et les chevauchements possibles entre les tâches. De plus, le cadre doit comprendre un comité d’évaluation établi pour gérer les stratégies intégrées de RAT lorsqu’un employeur dispose d’une équipe d’experts à consulter dans le cadre de ses obligations en matière d’emploi, d’avantages sociaux et d’indemnisation des accidents du travail. Le comité doit comprendre, par exemple, l’administrateur des réclamations, le courtier/conseiller en réclamations ainsi qu’un avocat en droit du travail.
2. Éliminer le cloisonnement
Comme il a été mentionné, plusieurs services au sein d’une organisation participent au continuum de la gestion des absences et à la conformité liée aux exigences fédérales, comme celles de l’ADA, de la Family and Medical Leave Act et de la commission de l’égalité des chances devant l’emploi (EEOC). Lorsque ces services ne se coordonnent pas adéquatement les uns avec les autres, il est plus probable que des erreurs et des problèmes de communication se produisent et entraînent des défis plus importants en matière de conformité et de gestion globale du cheminement de RAT de l’employé.
Il est essentiel que les entreprises créent un cadre qui établit des points de connexion à l’échelle de leur organisation et de leurs services afin que les équipes puissent collaborer plus étroitement pour gérer le processus et améliorer les résultats. Le cadre peut aider toutes les personnes concernées et préciser ce que les parties prenantes doivent faire à chaque point de connexion. Le cadre établi, accompagné de la trousse de politiques décrite ci-dessous, peut contribuer à assurer que chaque service aborde le RAT de manière cohérente et conforme tout au long du continuum de gestion des absences pendant les efforts de gestion.
3. Créer une trousse de politiques
Les entreprises ont de nombreuses considérations qui ont une incidence sur la gestion des absences, les programmes de RAT, la gestion de l’invalidité et la conformité. Les employeurs doivent suivre les tendances observées au sein des grandes entreprises et de la société, comme le vieillissement de la main-d’œuvre, les pratiques ESG et les changements liés à l’ADA et à l’EEOC, puisque ces décisions peuvent façonner le processus de gestion recommandé. Pour comprendre l’incidence des changements apportés aux politiques et aider à traiter les multiples éléments des programmes de gestion des absences, les entreprises doivent créer une trousse de politiques pouvant être mises en œuvre.
La trousse, qui orientera le processus depuis l’événement signalé et tout au long du continuum de gestion, peut aider à mettre en place des approches rentables, conformes et proactives pour gérer les risques. Afin de soutenir la conformité et l’application des exigences de l’ADA, elle doit comprendre une mesure objective des exigences liées aux postes qui orientent les tâches transitoires temporaires et l’application du processus interactif de demande d’éventuels accommodements raisonnables. Un employeur peut également créer une liste principale des tâches pour soutenir le processus objectif visant à comparer les capacités physiques ou les restrictions aux exigences liées aux tâches lors de l’harmonisation du travail. De plus, la participation des ergonomes doit être une pratique exemplaire dans les organisations qui mettent en place et améliorent leurs programmes de gestion des absences, de RAT et de prévention des absences et qui établissent des exigences professionnelles définies.
4. Utiliser les données et les analyses
Les données, les analyses comparatives et les mesures du rendement par rapport aux indicateurs de rendement clés établis sont essentielles afin de gérer les coûts et de mesurer les résultats. Les entreprises disposent souvent d’une foule de données sur les réclamations, mais elles n’utilisent pas toujours ces renseignements pour mesurer leur rendement ou prendre des décisions proactives au sujet de leurs programmes de gestion des absences, de RAT et de prévention des absences. En adoptant une approche davantage axée sur les résultats et en utilisant les données à leur disposition, les employeurs peuvent contribuer à réduire les coûts connexes et à améliorer la productivité des travailleurs.
Pour tirer le meilleur parti de leurs données, les entreprises doivent d’abord déterminer les points importants à mesurer, puis établir des indicateurs de rendement clés de référence. En déterminant ces points d’évaluation dès le départ, les employeurs seront en mesure de traiter les problèmes de façon proactive lorsque les mesures n’atteignent pas leur seuil de réussite de référence, ainsi que de reproduire les résultats des secteurs qui dépassent leurs objectifs de rendement.
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La pandémie de COVID-19 qui persiste a également une incidence sur les programmes de RAT, en grande partie en raison des facteurs économiques qui touchent les entreprises, notamment une réduction de leur effectif ou de leurs programmes d’avantages sociaux. Par exemple, lorsqu’un employé présente une demande d’indemnisation des accidents du travail parallèlement aux mises à pied au sein d’une organisation, on peut se demander si l’employé se retrouvera au chômage ou s’il recevra des prestations d’assurance salaire liées à l’indemnisation des accidents du travail. Même si les entreprises devront composer avec les répercussions de la pandémie, elles doivent envisager d’accorder la priorité à l’établissement d’un modèle de retour au travail sophistiqué, moderne et axé sur les pratiques exemplaires, afin de mieux servir l’employeur et leurs employés à long terme.