Les trois éléments essentiels d’un plan de GCA efficace
Le rôle de la gestion de la continuité des activités (GCA) est de planifier et de se préparer afin qu’une organisation puisse cerner, atténuer et réduire les risques tout en assurant la continuité de ses processus opérationnels essentiels.
Quel que soit le niveau de maturité d’une entreprise en matière de GCA, la planification et la préparation en vue du prochain incident constituent un processus constant axé sur l’amélioration continue, et le plan de GCA en est la pierre angulaire.
Un plan de GCA est la base de la plupart des processus de la GCA et comporte trois sections distinctes : un plan d’intervention d’urgence, un plan de gestion de crise et un plan de reprise des activités. Chaque partie d’un plan de continuité des affaires à trois volets doit être solide pour avoir un programme de GCA performant.
Gestion et intervention d’urgence
Un plan d’intervention d’urgence fournit un ensemble détaillé de protocoles et de directives qui visent à réduire au minimum les répercussions sur la sécurité et la santé du personnel et à réduire l’effet global d’une urgence. Une planification et une formation appropriées de l’entreprise et de son personnel permettent une réponse rapide et efficace à la menace. Chaque plan d’intervention d’urgence doit :
- Établir des objectifs précis pour les interventions d’urgence;
- Concevoir des itinéraires d’évacuation et des zones de rassemblement;
- Évaluer et améliorer les communications pour les interventions d’urgence.
Des révisions et des essais périodiques sont nécessaires pour s’assurer que le plan fonctionne comme prévu et qu’il est efficace en cas de catastrophe.
Gestion et communication de crise
Un plan de gestion de crise peut sembler avoir des similitudes avec un plan d’intervention d’urgence, mais dans un contexte de GCA, ils répondent à deux besoins différents. Les entreprises doivent envisager le plan de gestion de crise comme le pont entre l’intervention d’urgence et la reprise de leurs activités. Pour mettre en œuvre efficacement un plan de gestion de crise, les entreprises ont besoin d’une équipe de gestion de crise bien formée. Tout plan de gestion de crise doit :
- Vérifier les ressources appropriées disponibles pour le soutien des décisions et des activités de l’équipe de gestion de crise;
- Fournir des instructions pour cerner, gérer et surmonter la crise;
- Mettre en place des tableaux de situation pour faire le suivi de l’ensemble des activités de l’équipe et aider à la coordination de la résolution de l’incident;
- Déterminer les principales parties intéressées et définir les protocoles de communication nécessaires.
Les catastrophes mettront à rude épreuve les capacités des personnes les plus expérimentées, c’est pourquoi il est nécessaire d’organiser des formations et des simulations qui mettent l’équipe de gestion de crise au défi de maintenir l’efficacité du plan.
Restauration de l’entreprise et reprise des activités
Un plan de reprise des activités permet de s’assurer que le personnel et les biens sont protégés et que l’exploitation est efficacement rétablie après une interruption des activités, une urgence, une crise ou une catastrophe. Ce plan aide l’entreprise à reconnaître les menaces qui pèsent sur son exploitation et à mettre au point des capacités de reprise fonctionnelle. Chaque plan de reprise des activités doit :
- Qualifier et quantifier les menaces et les vulnérabilités;
- Mettre au point des stratégies d’atténuation et de maîtrise des menaces importantes pour la continuité des activités;/li>
- Déterminer l’incidence des risques majeurs sur la chaîne d’approvisionnement et sur la logistique.
Souvent, les menaces et les vulnérabilités s’aggravent après une interruption des activités. Une analyse qualitative et quantitative de l’ensemble de l’entreprise est nécessaire pour déterminer quelles sont les lacunes techniques et humaines de la stratégie de gestion de la continuité des activités.
Les tests et les mises à jour sont essentiels à la réussite d’un plan de GCA
La réussite de la reprise après une interruption dépend non seulement de l’exhaustivité du plan de continuité des activités, mais aussi de la capacité de l’entreprise à mettre en œuvre efficacement ce plan. Les plans non éprouvés et les équipes non entraînées ont une plus grande probabilité d’échec, de perte de revenus et d’atteinte accrue à la réputation. L’entreprise peut tenir ses plans à jour et ses employés affûtés grâce à des simulations rigoureuses. Les options varient selon les entreprises, mais voici les simulations et les essais les plus communs et les plus utiles :
Passage en revue structuré : Passage en revue informelle avec les membres de l’équipe pour évaluer l’exhaustivité et l’efficacité et identifier les améliorations et les lacunes.
Simulation en salle : Simulation généralement réalisée dans une salle de conférence et visant à effectuer les activités consignées dans le plan dans un environnement exempt de stress.
Simulation à emplacements multiples : Série d’événements simulés à divers emplacements pour lesquels différentes équipes mettent en œuvre le plan.
Essai fonctionnel : Examen qui vérifie l’efficacité des procédures du plan, l’exactitude des hypothèses et la disponibilité des ressources durant un événement simulé.