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Huit pratiques exemplaires en matière de responsabilité professionnelle à l’égard de la COVID-19 à maintenir

La pandémie de COVID-19 a créé ou rehaussé l’importance de nombreuses pratiques commerciales qui nous ont permis de nous adapter à un monde du travail très différent. Nombre de ces pratiques sont logiques sur le plan commercial, peu importe la situation ou les conditions du marché.

Elles comprennent diverses recommandations relatives au processus de gestion des risques qui ont été formulées pour contribuer à faire avancer les choses dans le milieu de travail, malgré la pandémie. Alors que nous voyons la lumière au bout du tunnel, il est logique de continuer d’aider les gestionnaires de risques à mieux gérer le coût total du risque, surtout dans un marché difficile :

 

1. Prévoir plus de temps pour tous les processus d’assurance

Il a été recommandé de faire vite pour compléter les programmes de renouvellement, souscrire à une couverture et finaliser les documents officiels afin de compenser les délais de traitement plus lents; cette recommandation devrait être suivie dans toutes les situations et conditions du marché. Nous nous attendions à ce que les processus prennent plus de temps que d’habitude pendant la pandémie de COVID-19 en raison du télétravail et du volume accru de transactions et de demandes de renseignements liés à l’assurance. N’attendez jamais à la dernière minute, car le volume de transactions et de demandes de renseignements envoyé aux assureurs demeure élevé.

 

2. Communiquer votre histoire de façon proactive

De nombreux assureurs de responsabilité professionnelle continuent de poser des questions de souscription liées à la COVID-19 pour en évaluer l’incidence. Continuez de travailler avec votre courtier afin d’établir l’approche stratégique la plus efficace pour exprimer vos principaux facteurs de risque et d’atténuation liés à la pandémie et brosser un portrait plus précis de votre programme et de votre organisation afin de positionner votre entreprise pour obtenir les modalités les plus favorables possibles auprès de votre assureur.

 

3. Obtenir la documentation écrite des principaux éléments d’information

Les engagements verbaux et informels non documentés de la part des assureurs peuvent créer de l’incertitude, de la confusion et de l’ambiguïté. Comme toujours, la documentation écrite relative à tous les aspects de la couverture d’assurance, au moyen d’un devis officiel, d’une note de couverture et d’une police, est obligatoire. Surtout en période de raffermissement des conditions du marché, il peut être tentant de demander une prolongation plus souple (c.-à-d., sans documentation officielle) pour laisser plus de temps pour obtenir des solutions de rechange. Évitez cette approche, car elle crée une grande incertitude quant à la couverture.

 

4. Reconnaître la valeur de la certitude

En période de difficultés et d’incertitude, la certitude a de la valeur. Quand il est question d’assurance, la certitude peut prendre la forme d’une continuité, de la période de couverture et de l’immobilisation de la couverture le plus tôt possible. Bien que de nombreux programmes seront commercialisés et que les assurés envisageront de changer d’assureurs en raison du raffermissement des conditions du marché, une attention particulière devrait être accordée à la continuité de la couverture et de la relation avec un assureur, si possible. En ce qui concerne les réclamations au titre de la responsabilité professionnelle, il est fort probable que les actes illicites allégués s’étendent sur plusieurs périodes de la police, ce qui crée de l’incertitude quant à la période de couverture appropriée et met en lumière l’avantage de maintenir la continuité avec un assureur actuel.

 

5. Versement anticipé des primes

La possibilité de retards dans le paiement de primes était prévue pendant la pandémie de COVID-19, et ces retards pourraient toujours survenir dans le cas de l’assuré, de l’assureur ou des systèmes bancaires/de traitement. Des retards sont toujours possibles, peu importe les conditions : il est toujours préférable de verser le paiement de la prime le plus tôt possible afin que l’assureur ait le temps de le recevoir et d’éviter l’annulation de la police en raison du non-paiement de la prime.

 

6. Conditions claires dès le départ

Il a toujours été fortement recommandé d’aborder les conditions avant la souscription, et il est toujours essentiel de satisfaire aux conditions mentionnées dans les devis le plus tôt possible, de préférence avant d’accepter la couverture. Le fait de laisser les conditions en suspens crée de possibles écarts de couverture importants, car les notes de couverture expirent souvent si les conditions ne sont pas traitées dans un délai relativement court, à savoir quatorze jours après la date de création.

 

7. Soumettre un avis de réclamation dans les délais

Les polices d’assurance responsabilité de gestion sont souvent des polices souscrites sur la base des réclamations présentées et déclarées (É.-U.) et le préavis des réclamations est primordial pour permettre la couverture d’assurance. Étant donné que de nombreuses entreprises exercent leurs activités à distance, il demeure important de sonder à l’interne pour connaître les réclamations possibles pour toutes les polices d’assurance responsabilité professionnelle souscrites et déclarées. Les principaux intervenants internes doivent connaître les exigences en matière de rapports et de ce qui constitue une réclamation, et les gestionnaires de risques et les conseillers juridiques doivent veiller à ce que ces réclamations soient prises en compte en temps opportun.

 

8. Évaluation des conditions de la police relative aux avis de circonstances

Dans tout environnement, les réclamations peuvent atteindre un seuil qui n’est pas une réclamation au sens de la police, mais qui peut donner lieu à une réclamation. Notamment dans les situations où les modalités de renouvellement et la couverture peuvent être plus restrictives que dans le cadre du programme de responsabilité professionnelle précédent, les assurés peuvent vouloir évaluer si un avis de circonstances est approprié. La soumission d’un avis de circonstances peut servir à maintenir la couverture en vertu du programme existant pour les circonstances soumises. Veuillez noter que le seuil pour soumettre un avis de circonstances peut être assez fastidieux. Il n’y a aucune garantie de couverture future, car chaque situation dépend en grande partie des faits précis à l’étude, et il peut y avoir certains désavantages par rapport à un avis de circonstances.

Peu importe le marché et la situation, il ne faut jamais perdre de vue les pratiques exemplaires en matière d’assurance responsabilité professionnelle qui sont nécessaires pour maximiser la possibilité d’un renouvellement de programme ou d’une demande de règlement réussie.