La pandémie de COVID-19 a révélé un nouvel ensemble de risques que de nombreuses organisations n’avaient pas prévu. Dans un paysage économique en pleine évolution, les entreprises, grandes et petites, doivent faire face à l’incertitude pour leur exploitation, leurs finances et leur réglementation. Ces changements abrupts offrent aux gestionnaires de risque qui s’adaptent au nouvel environnement la possibilité d’accroître leur souplesse et leur résilience à l’avenir.

Même avant la pandémie de COVID-19, les pertes d’exploitation étaient déjà l’un des principaux risques auxquels étaient confrontées les organisations. Dans le récent sondage mondial sur la gestion des risques d’Aon (en anglais), les pertes d’exploitation ont été classées comme la cinquième menace la plus préoccupante pour les gestionnaires de risques nord-américains. Toutefois, certains des autres risques principaux, comme le ralentissement économique et les cybermenaces, sont également directement liés aux pertes d’exploitation. Les dommages collatéraux de la pandémie de COVID-19 ont accéléré les inquiétudes concernant les interruptions d’activité, les cybermenaces et le ralentissement économique.

La gestion efficace de l’exposition aux risques liés aux pertes d’exploitation exige une approche globale. Ce guide a pour but de vous fournir un cadre étape par étape pour vous aider à comprendre certains des risques émergents auxquels les entreprises sont confrontées, à atténuer ces risques, à rechercher l’efficacité des programmes, à limiter la volatilité opérationnelle et à assurer une base solide pour l’avenir.

Comprendre les risques émergents

La nature de la pandémie de COVID-19 étant fluide, l’un des défis pour les organisations est de savoir comment reprendre les activités et ramener les employés sur un lieu de travail sécuritaire. Après le choc initial de la pandémie, les gestionnaires de risques sont maintenant chargés des retours et des réouvertures des lieux de travail dans un environnement réglementaire incertain.

La planification de la continuité des activités doit inclure le suivi des réglementations locales, étatiques et fédérales qui évoluent rapidement, tout en gardant à l’esprit les préoccupations de sécurité à l’endroit des employés et des clients.

Les organisations peuvent avoir besoin de réévaluer le programme de gestion de la continuité des activités de leur organisation pour tenir compte de ces risques émergents. Un programme complet de gestion de la continuité des activités doit définir les menaces qui pourraient nuire à l’exploitation commerciale et exercer les contrôles en place pour déterminer si ces risques sont acceptables.

Le processus de réévaluation commence par des entretiens avec les principales parties prenantes et les participants au programme. Les risques émergents, comme les perturbations de la chaîne d’approvisionnement causées par la pandémie, devront peut-être être examinés et la documentation de planification mise à jour. L’évaluation devrait s’appliquer aux aspects suivants :

• Protocoles de communication entre la direction, le personnel et les parties prenantes externes.
• Évaluation des risques et analyse des répercussions sur les activités.
• Éventualités des entrepreneurs et des prestataires de services.
• Plans de continuité des activités et de reprise après sinistre pour les unités individuelles.
• Matériel de formation, procédures et directives.

Les gestionnaires de risques doivent identifier les zones de vulnérabilité par rapport aux risques émergents qui pourraient perturber l’exploitation, ainsi que l’ampleur des pertes potentielles et la probabilité de leur occurrence. Des exercices rigoureux et l’examen de scénarios hypothétiques peuvent aider à évaluer la capacité d’une organisation à faire face à des pertes d’exploitation et peuvent ensuite l’aider à améliorer son efficacité et sa productivité.

Atténuer les perturbations de la pandémie de COVID-19 et les risques émergents

Une meilleure compréhension des risques associés à la COVID-19 peut aider les organisations à repenser leur façon de faire face aux pertes d’exploitation. Cela signifie souvent que les gestionnaires de risques doivent réfléchir à la manière dont l’avenir de leur travail pourrait changer pour rendre leur organisation plus agile et plus résistante.

Une planification judicieuse et l’exploration des options en matière de coûts de main-d’œuvre peuvent permettre de faire face à certains des impacts potentiels de la pandémie de COVID-19 et d’autres perturbations importantes. Par exemple, les employeurs doivent prévoir des scénarios sur la manière dont une augmentation des cas de COVID-19 peut affecter les employés qui sont mis à pied ou qui doivent faire face à des réductions d’équipes. Les modèles d’optimisation des coûts sont essentiels pour aider les organisations à déterminer les mesures appropriées à prendre.

L’atténuation des risques émergents devrait inclure un élément de planification de la rémunération. Comment des pertes d’exploitation importantes affecteront-elles le coût de la main-d’œuvre d’une organisation? Les licenciements ou les réductions salariales seront-ils basés sur l’ancienneté, le rendement des employés ou des critères de rémunération? Comment une organisation doit-elle utiliser les départs naturels, les retraites et le gel des embauches pour contrôler le coût de la main-d’œuvre pendant une perturbation?

Alors que les organisations planifient et traitent les risques émergents, les considérations relatives au capital humain devraient être une priorité absolue. La planification doit inspirer confiance à la main-d’œuvre, qui doit savoir que la santé et la sécurité des employés sont primordiales, et que les politiques et programmes de ressources humaines d’une organisation lui apporteront le soutien nécessaire.

En période de transition, une communication efficace est essentielle. Les organisations doivent examiner attentivement la manière dont elles partagent les informations sur la pandémie de COVID-19 et d’autres pertes d’exploitation potentielles. Elles doivent identifier les canaux de communication les plus efficaces pour la main-d’œuvre, qu’il s’agisse de courriels, de l’Internet, de l’intranet, de la messagerie, des vidéoconférences, de la messagerie instantanée, des avis sur appareils mobiles, des documents imprimés envoyés à domicile ou des documents distribués sur place. Les données démographiques et les données sur les employés devraient aider les organisations à évaluer l’efficacité des canaux de communication.

Sur le plan financier, les organisations devraient envisager l’ingénierie des risques, le financement des risques et la gestion du changement pour gérer les risques de pertes d’exploitation. Toute lacune identifiée par une réévaluation des risques émergents doit être évaluée afin de déterminer comment elle s’inscrit dans l’appétit pour le risque de l’organisation, puis celle-ci doit déterminer si elle doit conserver ces risques ou les transférer à des couvertures d’assurance.

Maximiser l’efficacité des programmes de gestion des risques

Étant donné l’incertitude économique, le coût des programmes de gestion des risques est un point crucial pour les organisations de tous les secteurs d’activité et de toutes les tailles. Entre-temps, les fluctuations des taux d’intérêt et l’augmentation des primes font que les économies sont plus difficiles à réaliser.

Les organisations adoptent une approche plus disciplinée de la sélection des risques sur le marché du transfert du risque commercial. Il existe davantage de possibilités de se concentrer sur le contrôle de la couverture et la rentabilité :

• Technologie améliorée: De plus en plus d’organisations adoptent des processus basés sur l’IA, comme l’apprentissage machine, pour améliorer leur efficacité opérationnelle et gérer leurs chaînes d’approvisionnement. Ces outils ont amélioré la gestion de la chaîne d’approvisionnement en reliant les entreprises par des réseaux, en permettant l’accès à de nouveaux fournisseurs et en permettant aux entreprises de stocker des données essentielles sous forme numérique. Cependant, l’interconnectivité et l’interdépendance ont rendu les organisations plus vulnérables aux cyberattaques, qui sont devenues une cause majeure de pertes d’exploitation. Les gestionnaires de risques doivent comprendre le compromis entre les technologies productrices d’efficacité et les vulnérabilités de la cybersécurité.
• Gestion des demandes d’indemnisation améliorée: Les organisations peuvent contribuer à réduire l’impact financier des événements grâce à la conception et à la mise en œuvre avant et après les pertes. Un examen diagnostique de l’historique des sinistres et de tous les programmes actuels de gestion des sinistres, y compris les assureurs, les tiers administrateurs, les contrats des experts en sinistres, ainsi que les processus internes, peut aider une organisation à trouver des gains d’efficacité opérationnelle et à réduire le coût des sinistres.
• Utilisation accrue des captives d’assurance: Les captives peuvent permettre aux entreprises de transférer ou de conserver les risques de manière rentable. Nous prévoyons une utilisation accrue des captives pour faire face au défi croissant des risques qui affectent les activités de l’entreprise. Elles deviennent une composante de plus en plus dominante des bilans à mesure que le marché se durcit et que les primes augmentent. Pour se prémunir contre les pertes d’exploitation, les organisations doivent d’abord faire leurs devoirs. Les captives sont une option avancée pour de nombreux gestionnaires de risques.

Ces outils fournissent des options pour aider les organisations à maximiser l’efficacité de leurs programmes de gestion des risques afin qu’elles puissent se concentrer davantage sur la limitation de leur exposition aux risques.

Limiter l’exposition aux risques liés aux pertes d’exploitation

Bien que de nombreuses organisations aient une fonction dédiée au risque lorsqu’elles atteignent un certain niveau de complexité, la limitation de l’exposition au risque devrait être une priorité pour toutes les fonctions de l’entreprise. Cela est particulièrement important lorsque l’on se remet d’une perte d’exploitation.

Les gestionnaires de risques doivent mener la conversation pour comprendre les changements dans l’exploitation qui peuvent entraîner de nouvelles expositions aux risques et de nouvelles exigences en matière d’assurance. Souvent, la création d’un comité de reprise interfonctionnel peut aider les organisations à saisir leur exposition totale au risque et leur appétit pour le risque à la suite d’une perte d’exploitation et au fil du temps.

La pandémie de COVID-19 a fourni une excellente occasion de comprendre comment un événement catastrophique peut perturber tous les niveaux d’une organisation. En utilisant cet événement comme un outil d’apprentissage, les gestionnaires de risques peuvent anticiper et gérer efficacement leurs expositions. Examinons par exemple certaines des tactiques qu’une organisation évaluerait pour les principaux risques opérationnels causés par la pandémie :

• Repenser les chaînes d’approvisionnement en s’appuyant sur des canaux d’approvisionnement locaux et plus courts pour limiter l’exposition aux pertes d’exploitation.
• Examiner toute modification du libellé de la police, comme les conditions, les garanties, les exclusions, les limites et les sous-limites, mise en œuvre par les assureurs lors du renouvellement des garanties existantes.
• Analyser la façon dont les risques sont mesurés par les assureurs, en cherchant des moyens d’obtenir des remboursements ou des réductions de primes.
• Surveiller la responsabilité des pratiques d’emploi pour l’impact potentiel dû aux demandes d’indemnisation directes et indirectes liées à la pandémie de COVID-19.
• Garder un œil sur toute demande d’indemnisation fiduciaire générée par l’abandon ou la suppression de la contrepartie du régime de retraite d’une organisation en raison de pertes d’exploitation liées à la pandémie.
• Communiquer à tous les assureurs la stabilité financière de l’entreprise afin d’éviter toute évaluation ou appel de garantie inutile.
• S’assurer que les employés actuels comprennent leurs options de retour au travail.
• Discuter avec les assureurs et les courtiers de la probabilité d’actions en justice importantes contre les employeurs en raison de la pandémie de COVID-19.

Lorsque les gestionnaires de risques maîtrisent les risques auxquels leur organisation est exposée, ils peuvent contribuer à les limiter et planifier l’avenir de manière plus réfléchie.

Plan de l’ère de la COVID-19

La pandémie de COVID-19 a montré l’agilité que doivent avoir les gestionnaires de risques dans le cadre de l’élargissement du champ des pertes d’exploitation. La bonne nouvelle est qu’ils ne sont pas seuls. Nous avons mis en place une approche à plusieurs niveaux pour soutenir les organisations qui font face aux perturbations générées par la pandémie de COVID-19 :

• En tant que service à la communauté des gestionnaires de risque, utilisez notre Trousse d’outils COVID-19 pour la prise de décision en matière de reprise des activités commerciales (en anglais) pour réorganiser votre plan d’intervention et les stratégies de continuité des activités existantes.
• Si votre organisation a besoin d’aide pour identifier les lacunes de sa stratégie, les conseillers d’Aon sont disponibles pour évaluer l’état de préparation de l’entreprise et développer des moyens d’améliorer l’exploitation et la gestion des risques.
• À l’automne, Aon aura affiné les meilleures pratiques de gestion des pertes d’exploitation, comme pour la pandémie de COVID-19, en se basant sur l’étude des actions de multiples parties prenantes, notamment le gouvernement, les systèmes de santé, les gestionnaires d’immobilier commercial, les fabricants de tests de COVID-19, les assureurs et les employeurs pendant cette crise. Le consortium des défenseurs du retour au travail d’Aon proposera des recommandations fondées sur des données probantes pour aider à atténuer les risques de responsabilité liés à la pandémie.

La voie à suivre est peut-être incertaine, mais vous êtes déjà en meilleure position en réévaluant l’exposition aux risques de votre organisation.